Bisnis yang Anda jalankan dalam sebuah Perseroan Terbatas (PT) atau segala kegiatan usaha akan selalu terkait perihal berbagai dokumen, khususnya dokumen perusahaan. Definisi dari dokumen perusahaan adalah segala catatan dari eksistensi serta aktifitas perusahaan yang dijadikan bahan pertimbangan bagi perusahaan guna mengambil sebuah keputusan. Misalnya, direktur perusahaan bisa mendapatkan informasi jumlah penjualan tahun lalu dari sebuah laporan tahunan sebuah PT untuk menentukan targer penjualan tahun ini sekaligus dapat melakukan perencanaan target hasil penjualan di tahun depan. Dokumen perusahaan menjadi sumber acuan penting dalam pengambilan keputusan pada tiap perusahaan.
Dalam hal lain, dokumen perusahaan juga berguna untuk membuat keputusan-keputusan perusahaan. Dokumen perusahaan sebagai alat bukti hukum membuat kebijakan pimpinan perusahaan, dan juga tindakan manajemen lainnya yang dapat bernilai sah secara hukum. Dalam dokumen perusahaan menjadi sebuah refleksi legalitas dari keberadaan dan aktifitas perusahaan.
Menurut aturan yang tertuang dalam Kitab Undang-undang Hukum Dagang (KUHD) bahwa setiap orang yang menjalankan perusahaan diwajibkan membuat segala catatan tentang harta kekayaannya dan segala hal yang bertalian dengan kebutuhan perusahaan. Hal ini bertujuan agar sewaktu-waktu segala hak dan kewajiban perusahaan dapat diketahui yang mempunyai keterkaitan seputar keuntungan dan pertanggungjawaban kerugian. Oleh karena itu, setiap perusahaan dalam setiap enam bulan pertama di tiap tahunnya wajib membuat dan menandatangani dokumen secara periodik. Di masa lalu, setiap perusahaan pun diwajibkan menyimpan dokumen tersebut selama 30 tahun lamanya sebagai arsip catatan perusahaan. Segala jenis kegiatan surat menyurat yang dilakukan perusahaan, baik yang diterima atau dikirimkan, harus disimpan dalam rentang waktu penyimpanan selama 10 tahun lamanya. Namun seiring perkembangan zaman yang terus bergerak, segala pengarsipan dokumen perusahaan beralih ke dalam bentuk digital. Perkembangan teknologi saat ini juga menuntut adanya pembaharuan mengenai media yang memuat dokumen.
Legislasi mengenai dokumen perusahaan termaktub dalam UU No. 8 Tahun 1997 Tentang Dokumen Perusahaan. Undang-undang tersebut mendefinisikan lebih rinci jenis-jenis pencatatan perusahaan dan menetapkan aturan mainnya. Regulasi ini mengatur lebih lanjut tentang klasifikasi dokumen perusahaan, masa penyimpanan dan pemusnahannya, serta mengalihformatkannya ke bentuk lain (mikrofilm atau digital).
Adapun jenis dari dokumen perusahaan adalah sebagai berikut :
#1. Dokumen Keuangan
Dokumen keuangan merupakan bukti adanya hak dan kewajiban serta kegiatan usaha perusahaan, dokumen perusahaan itu berupa:
a. Catatan
- Neraca tahunan
- Perhitungan laba dan rugi tahunan
- Rekening
- Jurnal transaksi harian
- Setiap keterangan mengenai hak dan kewajiban serta hal-hal lain yang berkaitan dengan kegiatan usaha perusahaan.
b. Bukti Pembukuan
Segala bentuk instrumen perbankan (cek dan inkaso) yang berisi keterangan sebagai bukti. Hal ini dijadikan sebagai dasar pembukuan yang mempengaruhi perubahan kekayaan, utang, dan modal perusahaan.
c. Data Pendukung Administrasi Keuangan
Data administratif yang digunakan sebagai pendukung penyusunan dan pembuatan dokumen keuangan, yang terdiri dari data pembukuan yang merupakan bagian dan bukan bagian dari bukti pembukuan.
#2. Dokumen Lainnya
Dokumen lainnya terdiri atas data yang memiliki nilai guna bagi perusahaan meskipun tidak terkait langsung dengan dokumen keuangan, misal :
- Perjanjian atau kontrak
- Surat kuasa
- Memo perintah pembayaran
- Berita acara serah terima barang
